Apotheken-Dashboard: Ihre Funktionsauswahl

Umsatz einzelner Monate und Quartale je Artikelgruppe im Vergleich, dazu pDL nach Menge pro 100 Kunden.

Ihr NutzenSie sehen, welche Sortimentsbereiche wachsen oder nachlassen und wie stark die pharmazeutischen Dienstleistungen im Verhältnis zur Kundenzahl laufen.

Umsatzverteilung nach Kassenrezept, Privatrezept, Barverkauf, Sprechstundenbedarf, nach Kategorie (Rx, Freiwahl, OTC) und nach Zahlart. Von jeder Gruppe geht es weiter in die Indikationen und bis zum einzelnen Produkt.

Ihr NutzenFür jede Ebene Umsatz, Marge und Packungen im Vorjahresvergleich: Sie erkennen, wo die Hauptumsätze und Margen liegen und wie sie sich verändert haben.

Für jeden Hersteller der Umsatz über den Großhandel im Vergleich zum Direktbezug, einzeln oder gesamt.

Ihr NutzenBelastbare Zahlen für Gespräche und Vereinbarungen mit Herstellern, egal ob die Vereinbarung auf Direkt-, Großhandels- oder Gesamtumsatz basiert.

Je Großhandel: Hochrechnung auf das Umsatzziel, Packungsschnitt, Retourenquote und bezogener Umsatz, jeweils mit Abgleich gegen das Soll.

Ihr NutzenSie sehen frühzeitig, ob Sie Ihre Umsatzziele erreichen und ob Gebühren drohen, etwa wegen zu niedrigem Packungsschnitt oder zu hoher Retourenquote. Voraussetzung: Zugang zu den Online-Portalen Ihrer Großhändler.

Erhaltener Rabatt in Prozent je Warengruppe (Freiwahl, OTC, Hochpreiser, Rx) und Aufteilung, was bei welchem Großhändler bezogen wurde.

Ihr NutzenDas Verhältnis zwischen Ihren Großhändlern auf einen Blick, z. B. dass bei einem Großhändler vor allem Hochpreiser bezogen werden.

Was kam direkt, was über den Großhandel, was als Überweiser, was wurde zwischen den Filialen verschickt. Jeder Direktlieferant wird nach Aufwand und Liefermenge bewertet.

Ihr NutzenEine Empfehlung, ob sich der Direktbezug bei einem Lieferanten lohnt oder ob die Ware mit weniger Arbeit über den Großhandel bezogen werden sollte, weil die Mehrmarge den Aufwand nicht aufwiegt.

Für die Aktionsartikel der letzten Monate: Entwicklung von Absatz und Marge im Angebotsmonat im Vergleich zu vorher.

Ihr NutzenSie sehen, welche Aktionen sich tatsächlich gerechnet haben.

Sobald die Rechnungen der Hersteller und Großhändler angebunden sind, werden Einkaufspreise über die Bezugswege verglichen.

Ihr NutzenSie erkennen, ob Ware zu teuer eingekauft wurde und ob sie besser beim Hersteller oder beim Großhandel bezogen worden wäre.

Kunden pro Stunde an jedem Wochentag, Kunden pro Tag und pro Woche je Filiale. Vergleich aktueller Zeitraum gegen Vorzeitraum und Vorjahreszeitraum, z. B. die letzten 12 Wochen gegen die 12 Wochen davor und dieselben 12 Wochen im Vorjahr.

Ihr NutzenSie sehen, wie sich die Frequenz in jeder Filiale entwickelt, bis auf einzelne Tage heruntergebrochen.

Die eigenen Kundenzahlen werden mit Grippewellen, Pollenflug, Wetter, Ferientagen und allgemeinen Trends abgeglichen.

Ihr NutzenEine Einordnung, ob Sie genauso, besser oder schlechter als das Umfeld laufen, mit externen Faktoren herausgerechnet.

Je nach übergebenen Daten: Altersverteilung (aus Alter oder Geburtsjahr), Karte der Kundenherkunft nach Postleitzahl, Top-Regionen, Stammkunden gegenüber Laufkunden, Neukunden und verlorene Kunden.

Ihr NutzenSie wissen, wer Ihre Kunden sind, woher sie kommen und ob der Kundenstamm wächst oder schrumpft.

Aus den Einkäufen eines Kunden wird erkannt, welche Themen zu ihm passen (z. B. Bluthochdruck, Erkältung, Energie, Kinderwunsch). Dazu gibt es 20–30 Themen-E-Mails mit nützlichen Tipps. Jeder Kunde erhält jedes Thema höchstens einmal im Jahr und maximal eine E-Mail pro Monat. Zusätzlich werden monatlich pDL-berechtigte Kunden angeschrieben.

Ihr NutzenAutomatische, passende Kundenansprache ohne Werbeflut, und pDL-berechtigte Kunden werden aktiv auf ihre kostenlose Analyse hingewiesen. Voraussetzung: Die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden sind in der Warenwirtschaft hinterlegt.

Lieferfähigkeit in Prozent, je Filiale und im Filialvergleich, die häufigsten Bestellungen und fehlende Artikel. Die Empfehlung, was an Lager gehört, berücksichtigt nicht nur die Verkaufshäufigkeit, sondern auch, wie viele Kunden ein Produkt bekommen. Bevorzugte Importe und Krankenkassenverträge Ihrer Kunden fließen mit ein.

Ihr NutzenAnders als in PROKAS zählt nicht nur „kein Verkauf seit X Tagen“: Teure oder kritische Artikel werden früher zur Herausnahme vorgeschlagen, wenn nur noch ein oder zwei Kunden sie bekommen. Die Empfehlung nennt den richtigen Artikel: Import oder Original, je nach Vertrag der Kasse.

Ausnahmen zur Lagerempfehlung werden mit einem Kunden verknüpft, z. B. eine Packung, die nur für einen bestimmten Stammkunden vorrätig bleiben soll. Bekommt dieser Kunde das Produkt nicht mehr, löscht das System die Ausnahme selbst.

Ihr NutzenKeine veralteten Notizen mehr im System. Die Ausnahmen pflegen sich von allein.

Anzahl der Ladenhüter, Anzahl der Packungen und der gebundene Lagerwert, dazu die Hauptlagerorte je Filiale mit Lagerwert.

Ihr NutzenSie sehen, wo und wie viel Kapital im Lager gebunden ist.

Eine Packung scannen und direkt angezeigt bekommen, in welche Filiale sie geschickt werden sollte, weil sie dort am ehesten verkauft wird.

Ihr NutzenUmlagerungsentscheidungen in Sekunden, ohne Listen durchzusehen.

Erkennt Überbestände, also Artikel, von denen eine Filiale mehr hat, als sie in sinnvoller Zeit verkaufen kann, und zeigt, wo die Packungen liegen und von welcher Filiale wohin umgebucht werden sollte.

Ihr NutzenÜberbestände werden gezielt zwischen den Filialen ausgeglichen, statt liegen zu bleiben.

Konkrete Anweisung je Filiale und Packung, mit genauer Menge: z. B. „Von 5 Packungen 3 rüberschicken, 2 verkaufen Sie selbst.“ Berücksichtigt Resthaltbarkeit sowie die Verfall- und Retourenbedingungen der Hersteller und Großhändler.

Ihr NutzenPROKAS meldet sich erst, wenn eine andere Filiale schon mehr verkauft hat, und schlägt dann eine einzelne Packung vor. Den Rest muss ein Mensch entscheiden. Hier steht die genaue Menge fest. Ihr Team weiß ohne Berichtsarbeit, was mit Überbestand und kurzem Verfall zu tun ist: umlagern, beim Hersteller einreichen oder an den Großhandel zurückgeben, solange noch eine Erstattung möglich ist.

Prüft, welche Packungen mit kurzer Haltbarkeit vom Großhandel kamen und wie lange noch reklamiert werden kann. Vorher wird abgewogen: Wie teuer ist die Packung, wie schnell dreht sie? Günstige oder schnell drehende Artikel werden behalten.

Ihr NutzenReklamationen nur dort, wo sie sich lohnen. Bisher war das mühsame Handarbeit.

Kommt ein Artikel wiederholt mit zu kurzem Verfall, nimmt das System ihn nicht mehr an Lager, bis er wieder mit langem Verfall geliefert wird. Lehnt ein Großhändler eine Rücksendung ab, wird dieser Weg für alle Filialen gesperrt und nach etwa drei Monaten erneut versucht.

Ihr NutzenKeine unnötigen Rücksendungen und keine Notizen, die keiner mehr durchblickt. Voraussetzung: Der Großhändler meldet zurück, ob und warum eine Rücksendung abgelehnt wurde. Bei Noweda funktioniert das, bei anderen Großhändlern wie Sanacorp derzeit noch nicht.

Verfallene Packungen werden eingescannt. Das System berechnet je Packung das Rückgabefenster des Herstellers, den Erstattungswert, den Aufwand und ob sich das Sammeln lohnt. Es wägt Hersteller-Rückgabe gegen Großhandels-Rückgabe ab und sagt jeden Monat, was wo zurückgegeben werden sollte.

Ihr NutzenKeine verpassten Rückgabefristen. Zusätzlich ist erkennbar, wie großzügig der jeweilige Außendienst Ware zurücknimmt.

Erkennt kommende Notdienste aus externen Quellen und zeigt, welche Packungen in vergangenen Notdiensten vermehrt abgegeben wurden, abgeglichen mit dem aktuellen Bestand. Auf Wunsch kommt vorab eine E-Mail.

Ihr NutzenEine fertige Einkaufsliste, damit Sie gut vorbereitet in den nächsten Notdienst gehen.

Grafik zur Entwicklung des Inventurwerts je Filiale, Woche für Woche.

Ihr NutzenSie erkennen, ob in einer Filiale etwas aus dem Ruder läuft. Nützlich auch für die Frage, welchen Warenwert Sie versichern müssen.

Abgleich der Großhandels-Lieferscheine mit dem tatsächlich eingebuchten Wareneingang. Abweichungen erscheinen als Warnung, ebenso Ware, die eingebucht und kurz darauf als Fehlbestand ausgebucht wurde. Der Mitarbeiter wird gebeten, die Packung zu suchen oder eine Notiz zu hinterlegen.

Ihr NutzenDas Team ist für sauberes Einbuchen sensibilisiert, und Schwund fällt sofort auf. Voraussetzung ist eine Anbindung an die Großhandels-Lieferscheine oder an den Rechnungseingang.

Warnt, wenn Ware als Großhandels- oder Direktlieferung eingebucht wurde, aber wie Überweiserware aussieht, oder umgekehrt.

Ihr NutzenKorrekte Buchungen und damit stimmige Auswertungen bei Bezugswegen und Herstellerumsätzen.

Fehlbestand, Bruch und Verfall je Filiale. Ergänzt um Anomalie-Auswertungen: Welche Produkte verschwinden immer wieder, an welchem Lagerort (Sichtwahl, HV-Tisch, unklar), in welcher Preisklasse.

Ihr NutzenSie sehen, wo und bei welchen Artikeln Ware verloren geht.

Was hat der Großhändler zurückgenommen, was abgelehnt und warum, ausgewertet nach Grund, Großhändler, Filiale und Hersteller, nach Menge und Umsatz. Vermeidbare Retouren werden gesondert ausgewiesen, z. B. fehlender Bezugsnachweis oder vergessene Retourennummer.

Ihr NutzenSie erkennen, welche Filiale bei Retouren nicht sauber arbeitet und wo Geld durch vermeidbare Fehler verloren geht. Voraussetzung: Der Großhändler meldet zurück, ob und warum eine Rücksendung abgelehnt wurde. Bei Noweda funktioniert das, bei anderen Großhändlern wie Sanacorp derzeit noch nicht.

Fehler im Betrieb werden erfasst.

Ihr NutzenEin Überblick, welche Arten von Fehlern typischerweise passieren.

Mit den Arbeitszeiten aus der Personaleinsatzplanung (MEP): Rohgewinn pro HV-Stunde, Kunden pro HV-Kraft, Zusatzverkaufsquote, OTC-Umsatz pro Rx-Vorgang, durchschnittlicher OTC-Bon, Zusatzartikel pro Rx-Vorgang. Wahlweise auf 8 Stunden oder pro besetztem HV-Tag umgerechnet.

Ihr NutzenFilialen mit unterschiedlichen Öffnungszeiten werden fair vergleichbar. Sie sehen, wie effizient jede Filiale im Handverkauf wirklich ist.

Top 20 nach Rohgewinn, nach Packungen pro Stunde und nach Zusatzverkaufsquote, ebenso die schwächsten Mitarbeiter. Die Mitarbeiter werden mit der Personaleinsatzplanung synchronisiert, nichts muss doppelt angelegt werden.

Ihr NutzenSie wissen sofort, wer stark ist und wo Unterstützung nötig ist.

Zeigt Verkäufe ohne Stundeneintrag (gearbeitet, aber keine Stunden gutgeschrieben) und eingeteilte Zeiten ohne Verkäufe (eingeplant, aber möglicherweise nicht da).

Ihr NutzenFehler in der Zeiterfassung werden sichtbar und können geprüft werden.

Aus den Abverkäufen wird berechnet, wie viel Zeit jemand tatsächlich im HV stand und wie viel im Backoffice.

Ihr NutzenEine objektive Grundlage, um die Arbeitsverteilung im Team zu beurteilen.

Ein Gesamtscore je Mitarbeiter aus Einspringen (aus den Planungsdaten), pDL, Nein-Verkäufen, Importdisziplin, Backoffice-Quote, Packungen und Vorgängen pro Stunde, Eigenmarken, Empfehlungen, Verkaufsquote und Lieferfähigkeit, also wie oft jemand eine vorrätige Alternative findet statt zu bestellen. Alles im Vergleich zur Filiale und zum Vorjahr.

Ihr NutzenPer KI eine Gesprächsvorbereitung („Hier bist du stark, hier gibt es Luft nach oben“) bis hin zum fertigen Leitfaden für das Personalgespräch.

Wer gibt wie viele der möglichen Importe ab, je Filiale und je Mitarbeiter, nach Umsatz und nach Menge, mit Trend. Rabattverträge werden berücksichtigt.

Ihr NutzenSie sehen, wo Geld liegen bleibt, und wissen, wen Sie gezielt ansprechen sollten.

Wer war fast nie krank, wer wiederkehrend, wer überdurchschnittlich. Entwicklung über mehrere Zeiträume: wo Krankheit zunimmt, abnimmt oder dauerhaft hoch ist.

Ihr NutzenSie sehen, bei wem ein betriebliches Eingliederungsmanagement ansteht. Die Daten lassen sich dem Lohnbüro zur Verfügung stellen.

Erkennt Muster in den Planungsdaten: krank vor oder nach dem Urlaub, immer am gleichen Wochentag, häufiger in den Ferien oder viel krank ohne erkennbares Muster.

Ihr NutzenEine sachliche Grundlage für Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern.

Das System sagt für die nächsten 14 Tage voraus, wie viel Kundenaufkommen zu erwarten ist und wie viele Mitarbeiter dafür gebraucht werden, und stellt das dem aktuellen Dienstplan gegenüber. Grundlage sind die eigenen Frequenzdaten der Vergangenheit, kommende Ferien, Wetter, Pollen und Allergie, Schließzeiten von Ärzten und saisonale Einflüsse. In Dr. Hoffmanns Apotheken lag die Prognose um rund 8–9 % neben dem tatsächlichen Wert. Die Personaleinsatzplanung (MEP) plant ebenfalls, das Dashboard liefert dazu die Bedarfsprognose aus echten Daten.

Ihr NutzenSie sehen zwei Wochen im Voraus, an welchen Tagen und in welchen Filialen Sie über- oder unterbesetzt sind, und können den Dienstplan rechtzeitig anpassen.

Überwacht die Pflichtschulungen. Mitarbeiter und Filialleitungen werden vor Fristende benachrichtigt, wenn Schulungen fehlen.

Ihr NutzenKeine Strafgebühren wegen verpasster Pflichtschulungen. Voraussetzung: Die Apotheke hat Mapinion gebucht.

Zeigt, welche Kunden Anspruch auf pDL haben, auf Wunsch mit Telefonnummern als Anrufliste. Wechsel- und Nebenwirkungen werden direkt angezeigt. Gleiche Wirkstoffe verschiedener Hersteller werden zusammengefasst und Akutmedikation nur so lange berücksichtigt, wie die Packungsgröße reicht. Medikationspläne per QR-Code, Medikamente und Freiwahl-Produkte lassen sich einscannen.

Ihr NutzenDeutlich weniger Fehlalarme als in PROKAS, das auch kurz eingenommene Akutmedikamente noch lange mitführt und dazu Warnungen ausgibt. Bei Beschwerden eines Kunden zeigt das System, welches Medikament die wahrscheinlichste Ursache ist. Anonymisierte KI-Texte für Arzt und Patient. AMBORA-Beratung für Tumortherapie ist enthalten und separat abrechenbar. Das Werkzeug ist ein Vorfilter und eine Entscheidungshilfe, kein Medizinprodukt. Die pharmazeutische Bewertung liegt bei Ihnen.

Fester Prüfweg für die Abgabe ohne Rezept: Kundennummer eingeben und Vorbezug prüfen oder Medikationsplan einscannen. Danach wird geprüft, ob das Medikament auf diesem Weg überhaupt abgegeben werden darf (Schlafmittel z. B. nicht). Am Ende steht ein Ausdruck mit Checkliste der Hinweise an den Kunden, den Apotheke und Kunde unterschreiben.

Ihr NutzenEine vollständige, gesetzeskonforme Dokumentation in festen Schritten, zum Abheften oder Einscannen.

Alle Arbeitsverträge werden hier gepflegt, die Stammdaten kommen aus der Personaleinsatzplanung. Die Berufsjahre werden je Person mitgeführt.

Ihr NutzenAutomatischer Hinweis, wenn bei einer Person ein Wechsel der Tarifstufe ansteht.

Mitarbeiter auswählen, Änderung bei Stunden oder Gehalt angeben, fertig ist die Änderungsvereinbarung.

Ihr NutzenKein Umweg über Personalbüro oder Steuerberater.

Abfrage von Berufsgruppe (Apotheker, PTA, PKA), Stunden und übertariflichem Anteil. Die aktuellen Tarifverträge sind hinterlegt.

Ihr NutzenEin fertiger Arbeitsvertrag nach wenigen Angaben.

Die Excel-Liste vom Lohnbüro hochladen, dann werden die Änderungsvereinbarungen für alle betroffenen Mitarbeiter in einem Rutsch erstellt.

Ihr NutzenEin neuer Tarifabschluss ist in einem Arbeitsschritt umgesetzt.